Представительские расходы.

Представительскими расходами организации признаются расходы на официальный прием и обслуживание (п. 2 ст. 264 НК РФ):

• представителей иных компаний, которые участвуют в переговорах, чтобы наладить сотрудничество с организацией;
• участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации.

Уменьшают базу по налогу на прибыль следующие виды представительских расходов:

• проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, участвующих в переговорах, в т. ч. официальных лиц организации-налогоплательщика;
• транспортное обеспечение доставки приглашенных лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации-налогоплательщика.

Оплата стоимости посещения театров, концертов, музеев, экскурсий в приведенном списке отсутствует. В связи с этим Минфин России в письме от 30.10.2023 № 03-03-06/1/103183 пояснил, что подобные затраты в расходах по налогу на прибыль не учитываются.

Также Минфин России считает, что к представительским расходам не относятся расходы на официальный прием и обслуживание лиц, которые не являются представителями участвующих в переговорах компаний или членами совета директоров (иного руководящего органа). Отметим, что по этому вопросу Минфин России ранее занимал иную позицию. Контролирующие органы в письмах от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49848, от 05.06.2015 № 03-03-06/2/32859 утверждали, что расходы на прием и обслуживание любых физлиц, фактических и потенциальных клиентов организации, включаются в состав представительских расходов. В настоящее время позиция ведомства изменилась не в пользу налогоплательщиков.

Напомним, что представительские расходы, произведенные в течение отчетного (налогового) периода, включаются в состав прочих расходов в размере не более четырех процентов от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ). 

Представительские расходы — особая категория затрат предприятия, которая обычно относится к услугам, развлечениям или подаркам от имени организации в целях поддержания или укрепления деловых отношений с представителями других компаний.

К представительским расходам могут относиться: деловые обеды и ужины, презентации и промомероприятия, путешествия и размещение клиентов или партнеров, а также корпоративные подарки.
Представительские расходы могут быть частью общих затрат на маркетинг и продвижение, поскольку они направлены на создание и поддержание положительного имиджа компании и укрепление связей с ключевыми клиентами, партнерами или поставщиками.
Представительские расходы могут быть использованы компанией для уменьшения налогооблагаемой базы, но не полностью. В Налоговом кодексе Российской Федерации установлен лимит их применения: 4% от затрат на оплату труда в соответствующем налоговом периоде.
Согласно нормам, зафиксированным в п. 2 ст. 264 Налогового Кодекса РФ затраты, связанные с организацией официальных мероприятий (деловых завтраков, встреч, переговоров) и обслуживанием приглашенных лиц;

транспортные и буфетные расходы, направленные на обеспечение официальных мероприятий;

оплата услуг внештатного переводчика, если фирма, организующая мероприятие, обращалась к нему за помощью.
Допускается возможность отнесения затрат на проведение переговоров с клиентами-физическими лицами к представительским расходам (письма Минфина от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49848, от 05.06.2015 № 03-03-06/2/32859 и др.).
В состав представительских расходов организации с точки зрения Налогового кодекса РФ не входят:

- расходы на организацию развлечения гостей;

- предоставление гостям медицинских сервисов.

Налогообложение представительских расходов

Представительские расходы должны быть четко документированы и соответствовать требованиям налогового и бухгалтерского учета. Компании часто требуют от своих сотрудников предоставления отчетов о представительских расходах, включающих детали, цели и участников.
Для целей налогообложения прибыли представительские расходы должны соответствовать критериям:

- быть экономически обоснованными;

- быть документально подтвержденными.
Главный признак экономической обоснованности — осуществление в целях «установления или поддержания деловых связей между фирмой-налогоплательщиком и ее деловыми партнерами».
В НК РФ официально не отражены перечни документов, которые могут удостоверять факты совершения соответствующих расходов, но в основном это могут быть следующие документы:
- приказ директора о проведении официального мероприятия;

- смета мероприятия;

- программа официального мероприятия;

- договоры с поставщиками услуг, заказанных в целях проведения мероприятия;

- первичные документы, отражающие расчеты по соответствующим услугам;

- отчет о расходах в рамках мероприятия;

• акт о списании расходов.
  В бухгалтерском учете понятия «представительские расходы» не существует, учет подобных сумм осуществляется с применением норм ПБУ 10/99 и классифицируется чаще всего как «прочие затраты»
• В каких случаях расходы не относятся к представительским?

  Пунктом 2 ст. 264 НК РФ прямо предусмотрено, что не признаются представительскими расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

  Например, если после официальной части приема учреждение проводит развлекательную программу для участников (прогулка на теплоходе, выступление артистов, фуршет), то понесенные расходы нельзя включать в базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

  В случаях, когда официальные приемы делегаций продолжаются несколько дней, в течение которых учреждение несет расходы по обеспечению делегации завтраками, обедами и ужинами, не носящие официального характера, такие расходы не относятся к представительским и должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников (Письмо Минфина РФ от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/157).

  Следует заметить, что расходы должны быть связаны с организацией переговоров с представителями других компаний, поэтому не следует учитывать для целей налогообложения затраты на переговоры с представителями (должностными лицами) своих же филиалов и подразделений. Такой вывод сделан в Постановлении ФАС ВСО от 11.08.2006 по делу № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1.