КЭП на сотрудника.

Поправками, внесенными в законодательство о применении электронных подписей в конце 2021 года, установлено, что получить усиленную квалифицированную электронную подпись (далее – КЭП) организации вправе только руководитель (лицо, которое может действовать от имени организации без доверенности). Все остальные сотрудники могут подписывать электронные документы от имени юридического лица своей личной КЭП при наличии машиночитаемой доверенности (МЧД).

При этом первоначально поправки предусматривали, что удостоверяющие центры, аккредитованные по новым правилам после 01.07.2020 (АУЦ), могли выдавать КЭП организаций сотрудникам до 31.12.2021. При подписании указанными КЭП документов МЧД не нужна.

Действие этих подписей изначально было ограничено 31.12.2022, затем Федеральный закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ продлил их действие до 31.08.2023. Таким образом, КЭП, полученными сотрудниками юридических лиц, можно подписывать документы организации без МЧД до 31 августа 2023 года.

Комментируемый закон вновь продлил переходный период по работе с электронными подписями.

Так, сотрудники организаций, получившие КЭП организации в удостоверяющем центре, аккредитованном после 01.07.2020, до 31 августа 2024 года могут такими подписями подписывать документы организации без машиночитаемой доверенности.

Таким образом, работать с электронными подписями в старом порядке можно еще год, но для этого нужен сертификат КЭП для сотрудника.

Если сертификаты у сотрудников заканчиваются раньше этого срока, то для продления возможности подписывать документы от имени организации без МЧД необходимо получить сертификат на сотрудника организации в аккредитованном УЦ до 31 августа 2023 года.

Рекомендуем заказать сертификат КЭП для сотрудника в удостоверяющем центре 1С.

С 2023 года изменится порядок работы с электронными подписями (ЭП) и машиночитаемыми доверенностями (МЧД). Текущий 2022 год – переходный. Разберём, почему сот class="font-italic text-center"сотруднику организации важно пользоваться собственной ЭП, а не ЭП, принадлежащей первому лицу организации-работодателя.

I. Почему первое лицо организации не должно кому-либо передавать свою ЭП

Индивидуальные предприниматели (ИП), нотариусы и первые лица коммерческих организаций могут получить подпись (ЭП) в Удостоверяющих центрах.

Передача ЭП лицам, отличным от владельца, противоречит ст. 10 Федерального закона № 63-ФЗ. Несмотря на это, распространена практика, когда первые лица передают свои ЭП сотрудникам и даже налоговым представителям или бухгалтерам, работающим на аутсорсе. Эти действия не наказуемы. Но наказываться могут последствия таких действий.

Гендиректорам и ИП не обязательно ехать в ФНС за новой ЭП!

II. Чем опасна передача ЭП другим лицам?

1. Даже если электронный документ фактически заверяет с помощью ЭП кто-то кроме её владельца, то ответственность за такие действия, включая уголовную, несёт именно владелец ЭП. Например, сотрудник фирмы с помощью ЭП руководителя представил в ФНС некорректную отчётность, что стало причиной неполной уплаты суммы налога или нарушения по налоговому вычету. Такие действия могут повлечь судебное разбирательство и ответственность по ст. 122 Налогового кодекса РФ.

2. Недобросовестный сотрудник с помощью ЭП первого лица компании может совершить мошеннические действия с деньгами или активами организации.

3. Компрометация ЭП потенциально влечёт её отзыв по инициативе налоговых органов (пп. 1 п. 6.1 ст. 14 Федерального закона № 63-ФЗ). Электронные документы, подписанные скомпрометированной ЭП, могут быть признанными недействительными.

III. Почему налоговый представитель не должен использовать ЭП первых лиц организаций

Нередки случаи, когда организация или ИП пользуются услугами налоговых представителей или бухгалтеров-аутсорсеров, просто передавая им USB-токен с ЭП первого лица. Налоговые же представители с одного компьютера отправляют в госорганы отчётность нескольких организаций, заверяя её ЭП разных первых лиц.

В чём здесь риск? К примеру, при сдаче налоговой отчётности ФНС России отслеживает IP- и MAC-адреса компьютеров, с которых она направляется. Налоговики могут сделать вывод, что разные компании и ИП, по сути, не связанные между собой, подконтрольны какому-то одному лицу. Ведь все они сдают отчётность от своего имени с одного компьютера. Вдобавок такое использование ЭП – это признак фиктивного дробления бизнеса (см. п. 8 Письма ФНС России от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@, Письмо ФНС России от 31.10.2017 № ЕД-4-9/22123@, п. 11 Письма ФНС России от 13.07.2017 № ЕД-4-2/13650@).

IV. Как сотрудник организации должен применять ЭП

Напомним, что каждый руководитель или сотрудник отвечает за свои действия и использует только свою подпись.

Первые лица организаций подписывают электронные документы лично – полученной в Удостоверяющем центре или ФНС России

Сотрудники организаций заверяют электронные документы сами – своей ЭП, оформленной в коммерческом удостоверяющем центре на основании доверенности от первого лица организации на получение такой ЭП.

Налоговый представитель или бухгалтер на аутсорсе заверяют отчётность исключительно собственными ЭП. Для этого заранее от первого лица организации-доверителя на налогового представителя/бухфирму оформляется доверенность по правилам госоргана, куда представляется отчётность.

Гендиректорам и ИП не обязательно ехать в ФНС за новой ЭП!

V. Какие ЭП необходимо оформлять сотрудникам

С 2023 года сотрудники могут получить специальную ЭП для сотрудников в коммерческих удостоверяющих центрах. Для использования такой ЭП в личных целях никаких дополнительных документов не нужно. А для применения по служебной необходимости потребуется электронная машиночитаемая доверенность, заверенная ЭП первого лица организации-работодателя.